1. Die rechtlichen Grundlagen (§14 UStG)
Der Staat sagt: Jede Rechnung braucht bestimmte Informationen. Das war schon vor E-Rechnungen so – z.B. Name und Adresse des Absenders, Rechnungsnummer, Steuernummer. Mit E-Rechnungen kommt zusätzlich ein technisches Anforderung: Diese Daten müssen in strukturierter Form vorliegen. Die Software muss das automatisch auslesen können.
- Absender & Empfänger: Name und Adresse von Ihnen und Ihrem Kunden. Vollständig.
- Steuernummern: Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer.
- Rechnungsnummer: Eine eindeutige Nummer, immer unterschiedlich, nie doppelt.
- Datum: Rechnungsdatum und der Lieferzeitraum (wenn relevant).
2. E-Rechnungs-Spezifika: Das Neue hinzu
Zusätzlich zu den klassischen Angaben fordert der europäische Standard EN 16931 und die deutsche Vorgabe XRechnung noch extra Felder. Das sind im Grunde „digitale Hausadressen" und Zahlungsinformationen, damit die Software automatisch weiß, wohin die Rechnung geht und wie bezahlt wird.
Leitweg-ID (für Behörden)
Wenn Sie an eine Behörde fakturieren: Diese ID ist Pflicht. Sie ist die digitale Adresse der Behörde. Ohne sie wird die Rechnung abgelehnt.
Kontaktdaten des Empfängers
Besonders E-Mail ist wichtig. Nicht nur visuell auf der Rechnung – auch strukturiert im XML, damit die Maschine das sieht.
3. BT-ID Mapping (Technische Übersicht)
In der technischen Dokumentation wird jedes Feld als "Business Term" (BT) bezeichnet. Hier sind die wichtigsten Zuordnungen für Ihre Buchhaltung:
| Feldname | BT-ID | Status |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | BT-1 | Pflicht |
| Rechnungsdatum | BT-2 | Pflicht |
| Käuferreferenz | BT-10 | Pflicht |
| E-Mail Absender | BT-43 | Pflicht |
| IBAN des Verkäufers | BT-84 | Pflicht |
4. Fehler, die teuer werden
Viele Rechnungen scheitern, weil Kontaktdaten fehlen – besonders E-Mail. In einer PDF stört das niemanden. Aber im XML-Format (BT-43) führt fehlende E-Mail zu Ablehnung. Der Validator prüft das automatisch. Mit unserem Validator sehen Sie sofort, ob etwas fehlt.