1. Gesetzliche Grundlagen (§14 UStG)
Jede XRechnung muss zunächst die klassischen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Da die XRechnung jedoch vollautomatisch verarbeitet wird, müssen diese Daten in strukturierter Form vorliegen.
- Absender & Empfänger: Vollständiger Name und Anschrift.
- Steuernummern: USt-IdNr. oder Steuernummer des Rechnungsstellers.
- Rechnungsnummer: Eine fortlaufende, einmalige Kennnummer.
- Daten: Rechnungsdatum sowie Liefer- oder Leistungszeitraum.
2. Spezifische E-Rechnungs-Pflichtfelder
Zusätzlich zu den Standardangaben fordert die EN 16931 und das deutsche Profil XRechnung weitere Informationen:
Leitweg-ID / Käuferreferenz
Essentiell für die automatische Zustellung an Behörden. Ohne diese ID wird die Rechnung abgelehnt.
Elektronische Adresse
Sowohl Absender als auch Empfänger benötigen eine Endpoint-ID (meist die E-Mail-Adresse).
3. BT-ID Mapping (Technische Übersicht)
In der technischen Dokumentation wird jedes Feld als "Business Term" (BT) bezeichnet. Hier sind die wichtigsten Zuordnungen für Ihre Buchhaltung:
| Feldname | BT-ID | Status |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | BT-1 | Pflicht |
| Rechnungsdatum | BT-2 | Pflicht |
| Käuferreferenz | BT-10 | Pflicht |
| E-Mail Absender | BT-43 | Pflicht |
| IBAN des Verkäufers | BT-84 | Pflicht |
4. Häufige Fehler bei der Angabe
Viele Rechnungen scheitern an fehlenden Kontaktdaten des Absenders (Telefonnummer oder E-Mail). Während dies in einer PDF oft als Briefkopf-Detail ignoriert wird, führt das Fehlen im XML-Datensatz BT-42 (Telefon) oder BT-43 (E-Mail) zu einer harten Ablehnung durch den KoSIT-Validator.