ZUGFeRD vs. XRechnung:
Welches Format ist das richtige?
Durch die neue E-Rechnungspflicht müssen deutsche Unternehmen auf digitale Rechnungsformate umstellen. Doch welcher Standard eignet sich für wen? Erfahre alle Unterschiede in unserem umfassenden Guide.
XRechnung (XML)
Der Standard der öffentlichen Verwaltung. Ein reines Datenformat ohne visuelle PDF-Komponente.
- Zwingend für B2G: Standard für alle Rechnungen an deutsche Behörden und Ministerien.
- Vollautomatisierung: Ermöglicht eine extrem schnelle und fehlerfreie Verarbeitung in ERP-Systemen.
- Nicht lesbar für Menschen: Ohne spezielles Anzeigetool (Viewer/Konverter) ist der XML-Code für das menschliche Auge unlesbar.
ZUGFeRD (Hybrid)
Das Hybrid-Format. Eine PDF-Datei für den Menschen, die im Hintergrund XML-Daten für die Maschine enthält.
- Hervorragend für B2B: Ideal für Rechnungen zwischen privaten Unternehmen und KMU.
- Menschlich lesbar: Kann in jedem handelsüblichen PDF-Reader geöffnet und visuell geprüft werden.
- Speicherplatzbedarf: Durch die Kombination aus PDF und XML sind die Dateien geringfügig größer als reine XML-Dateien.
Technischer Hintergrund: UBL, CII und Factur-X
Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931. Sie definiert einheitliche Geschäftsregeln für E-Rechnungen in Europa. Der Unterschied liegt in der XML-Syntax – dem technischen Dialekt, den die Rechnung spricht:
- UBL (Universal Business Language): Der Standard in der Verwaltung. Die XRechnung wird bei Behörden fast immer im UBL-Format erstellt.
- CII (Cross Industry Invoice): Der Standard für ZUGFeRD. Seit ZUGFeRD 2.x ist das Format identisch mit dem französischen Standard Factur-X – eine praktische Vereinheitlichung für internationale Geschäfte.
Direkter Vergleich der Merkmale
Die folgende Tabelle fasst die wesentlichen Unterschiede und technischen Kriterien der beiden E-Rechnungs-Standards übersichtlich zusammen:
| Kriterium | XRechnung (rein XML) | ZUGFeRD (Hybrid PDF + XML) |
|---|---|---|
| Dateistruktur | Reines XML (UBL oder CII syntax) | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Prüfung für Menschen | Nein (nur über spezielle Viewer) | Ja (direkt im PDF-Reader lesbar) |
| Zielgruppe / Fokus | B2G (Behörden, Ministerien, Staat) | B2B (Geschäftsverkehr unter Unternehmen) |
| Pflicht zur Archivierung | Die XML-Datei muss GoBD-konform archiviert werden | Der gesamte PDF-Container (inkl. XML) wird archiviert |
| Prüfung durch Portale | Wird von allen Bundesportalen akzeptiert | Wird nur im Profil „XRECHNUNG“ von Behörden akzeptiert |
Welches Format ist das richtige für dein Unternehmen?
Die Wahl hängt ab von deinen Kunden. Frag dich: Wer bezahlt deine Rechnungen?
„Ich liefere primär an den Staat (B2G)...“
Wenn deine Kunden Behörden, Kommunen oder Ministerien sind, solltest du die XRechnung (XML) wählen. Zwar akzeptieren manche Behörden auch ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG, aber die zentralen Rechnungsportale des Bundes (wie die ZRE) erwarten standardmäßig reine XML-Dateien. Mit der XRechnung gehst du hier auf Nummer sicher.
„Ich arbeite primär mit anderen Firmen (B2B)...“
Für den normalen B2B-Bereich ist ZUGFeRD der absolute Favorit. Da viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) noch keine vollautomatisierten Buchhaltungssysteme besitzen, ist die visuelle Lesbarkeit des PDFs extrem wichtig. Deine Kunden erhalten eine vertraute PDF-Rechnung, während im Hintergrund bereits alle XML-Daten für spätere Automatisierungen mitgeliefert werden.
Die Rolle von ZUGFeRD ab Version 2.1.1
Mit der Einführung von ZUGFeRD 2.1.1 wurde eine Brücke zwischen beiden Standards geschlagen. ZUGFeRD enthält das Profil „XRECHNUNG“. Eine in diesem Profil erstellte ZUGFeRD-Rechnung enthält exakt dieselben XML-Strukturdaten wie eine reine XRechnung. Der einzige Unterschied ist, dass diese XML-Daten als Anhang in eine PDF-Datei eingebettet sind.
Das macht das Leben einfacher. Du kannst jetzt eine Rechnung schreiben und sie an beide Zielgruppen senden – Behörden und Privatunternehmen – ohne zwei verschiedene Dateien zu erstellen.